LA GIUNTA MUNICIPALE
RILEVATO che ai sensi dell'art. 50 del Testo Unico della documentazione amministrativa approvato con Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445, le Pubbliche Amministrazioni:
- provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati, progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni dello stesso Testo Unico;
- predispongono appositi progetti esecutivi per la sostituzione del registro di protocollo cartaceo con sistemi informatici conformi alle disposizioni dello stesso Testo Unico;
- provvedono entro il 1° gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni dello stesso Testo Unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonché dell'articolo 15, comma 2, della Legge 15 marzo 1997, n. 59 e del relativi regolamenti di attuazione,
- individuano, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse;
RAVVISATA la necessità di procedere all'individuazione dell'area organizzativa omogenea (A.O.O.) ai sensi del comma 4 , art. 50, del D.P.R. n. 445/2000;
ATTESO che attraverso le A.O.O. si rideterminano gli ambiti del nuovo sistema di protocollo informatico, con l'intento di arrivare ad una diminuzione e semplificazione dell'insieme dei sistemi di protocollo oggi esistenti;
RILEVATO che per le modeste dimensioni dell'Ente appare necessaria la individuazione e definizione di una unica area organizzativa omogenea;
ATTESO che l'ipotesi indicata è definita tenendo in particolare considerazione gli aspetti che più direttamente coinvolgono le comunità di minori dimensioni e gli aspetti socio-economici che le caratterizzano;
VISTE le aree di competenza dei settori e dei servizi definite dal vigente regolamento di organizzazione degli uffici e dei servizi;
RILEVATO che l'attribuzione delle competenze ai diversi uffici e servizi è improntata quanto più possibile a criteri di razionalità ed omogeneità, tenendo conto del fatto che negli Enti di minore dimensione è necessario procedere, per ragioni di economicità, ad assegnare più funzioni ad medesimo servizio;
RILEVATO che ai sensi dell'art. 61 del Testo Unico della documentazione amministrativa approvato con Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445, le Pubbliche Amministrazioni istituiscono un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna area organizzativa omogenea;
RILEVATO che l'organizzazione e la gestione del protocollo generale e la tenuta dell'archivio generale è affidata, per questo Ente, al Servizio alle dirette dipendenze del Sindaco, al quale appartengono anche i servizi per l'informatizzazione, l'URP e l'Informagiovani;
RITENUTO di confermare che le funzioni di cui all'art. 50 del D.P.R. n. 445/2000 rientrano tra quelle affidate al Servizio alle dirette dipendenze del Sindaco, istituendo un'unica area organizzativa omogenea;
VISTA la Legge 7 agosto 1990 n. 241;
VISTO il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999;
VISTO il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000;
VISTO il Decreto Legislativo 23 gennaio 2002 n. 10 “Attuazione della direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche”;
VISTA la Legge 27 dicembre 2002 n. 289 ed in particolare l'art. 26,
VISTA la Direttiva del Ministro per l'Innovazione e le Tecnologie del 9 dicembre 2002 di definizione degli indirizzi per l'adozione delle norme in materia di protocollo informatico e di trattamento elettronico dei procedimenti amministrativi;
VISTO il Decreto del Presidente della Repubblica 7 aprile 2003, n. 137 “Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell'articolo 13 del D.Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10”,
VISTO il Decreto del Ministro per l'Innovazione e le Tecnologie del 14 ottobre 2003, con il quale sono state approvate le linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi,
VISTE le deliberazioni AIPA n. 51/2000 e n. 42/2001;
VISTO il parere favorevole di regolarità tecnica, espresso, ex art. 49, 1° comma del Decreto Legislativo 18 agosto 2000, n. 267, dal responsabile del servizio interessato;
RITENUTO non necessario il parere di regolarità contabile ai sensi dell'art. 49, 1° comma del Decreto Legislativo 18 agosto 2000, n. 267, in quanto il presente atto non comporta diminuzione di entrata o aumento di spesa;
A voti favorevoli unanimi legalmente espressi
1) Di individuare nell'ambito dell'ordinamento degli uffici e servizi, ai fini della gestione unica dei documenti, una UNICA AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA, in modo da assicurare criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra i servizi stessi, ai sensi e per gli effetti di cui al comma 4° dell'art. 50 del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445;
2) Di individuare ai sensi dell'art. 61 - comma 1 - del D.P.R. 445/2000 il SERVIZIO PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DELLA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI, nell'ambito del Servizio alle dirette dipendenze del Sindaco, dando atto che tale servizio è stato già individuato dal regolamento generale degli uffici e dei servizi e che le relative competenze sono state attribuite a detto servizio;
3) Di dare atto che l'individuazione del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi compete al Sindaco ai sensi del combinato disposto di cui agli artt. 50, 97 e 109 del D. Lgs. 18 agosto 2000 n. 267;
4) Di demandare al Sindaco di trasmettere il nominativo delresponsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, al Centro Tecnico per la R.U.P.A. (Centro di competenza per il progetto protocollo informatico e trasparenza amministrativa), presso il Ministero per l'Innovazione e le Tecnologie;
5) Di rinviare a successivo atto la predisposizione ed approvazione del manuale di gestionee di conservazione dei documenti e del corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico;
6) di dare atto che sulla proposta di deliberazione è stato espresso il parere favorevole di cui all'art.49 del D.Lgs. 267/2000, allegato alla presente quale parte integrante e sostanziale;
Infine stante la necessità e l'urgenza di predisporre il citato manuale di gestione, a voti separati ed unanimi
Di dichiarare, il presente atto immediatamente eseguibile, ai sensi dell'art.134, 4° comma, Decreto Legislativo 18 agosto 2000, n. 267.