COMUNE DI GAIOLE IN CHIANTI Provincia di Siena

DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE

COPIA

N. 232

del 30 dicembre 2003

OGGETTO:

Gestione elettronica dei flussi documentali: istituzione del servizio e nomina del responsabile.

L'anno duemilatre, il giorno TRENTA del mese di DICEMBRE alle ore 15,30 convocata nelle forme prescritte dalla Legge e dallo Statuto comunale, nella civica sede si è riunita la Giunta Comunale presieduta

dal signor

MORINI PAOLO

presenti i signori:

NANNONI TANIA

SAMMICHELI FABRIZIO

MARSILI LANFRANCO

Sono assenti i signori:

GIUNTI SIMONE

Partecipa con funzioni consultive, referenti, di assistenza e verbalizzazione (articolo 17, comma 68, lettera a), della legge 15 maggio 1997, n. 127) il segretario comunale signor FALERI D.ssa Lorenza.

Il presidente, constatato che gli intervenuti sono in numero legale, dichiara aperta la riunione ed invita i convocati a deliberare sull'oggetto sopraindicato.

LA GIUNTA COMUNALE

PREMESSO che:

l'articolo 25, comma 2 della legge 59/1997 (c.d. 1. Legge Bassanini) stabilisce che:

“gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge.”;

demandano a successivi regolamenti il compito di normare gli aspetti concernenti la gestione elettronica dei documenti amministrativi;

tale attività normativa ha portato alla emanazione di norme disciplinanti sia la firma digitale (DPR 513/1997 e relative regole tecniche di cui al DPCM 8/2/1999), sia la tenuta dei sistemi di protocollo informatico (DPR 428/1998 e relative regole tecniche di cui al DPCM 31/10/2000);

tali norme, ad eccezione di quelle recanti le citate “regole tecniche”, sono poi confluite nel Testo unico sulla documentazione amministrativa ( DPR 445/2000), il cui scopo è quello di semplificare e di rendere più accessibile l'attività amministrativa della Pubblica Amministrazione;

il protocollo informatico e, più in generale, la gestione elettronica dei flussi documentali hanno la finalità di migliorare l'efficienza interna degli uffici attraverso l'eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali. Inoltre, con tali sistemi, ci si prefigge di migliorare la trasparenza dell'azione amministrativa attraverso strumenti che consentano l'accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte di cittadini, imprese ed altre amministrazioni;

questi sono gli elementi innovativi introdotti dal Testo unico, ai quali vanno aggiunti:

· la protocollazione dei documenti informatici ricevuti per via telematica, che presuppone la registrazione, accanto alle altre informazioni, della loro impronta digitale (160 bit);

· la interoperabilità tra i sistemi di protocollo informatico delle Pubbliche Amministrazioni al fine di automatizzare le operazioni di registrazione dei documenti;

come precisa la Direttiva sulla trasparenza dell'azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali ( emanata dal Ministero per l'Innovazione e le Tecnologie il 6 dicembre 2002 e nota come Direttiva Stanca 2002), per conseguire tali obiettivi è necessario che ogni Pubblica Amministrazione, e pertanto anche questa Amministrazione Comunale, ottemperi alle disposizioni del D.P.R. 445/2000, che fissa al 1° Gennaio 2004 il termine per la realizzazione dei sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi;

in particolare, la Direttiva Stanca, la quale per le regioni e gli enti locali e territoriali costituisce contributo alle determinazione in materia, nel rispetto della loro autonomia amministrativa, indica le attività da svolgere per realizzare i sistemi di gestione elettronica dei documenti, precisando che, entro il 1° gennaio 2004, ogni Pubblica Amministrazione è tenuta a definire un piano d'azione dettagliato che preveda lo svolgimento delle medesime;

il Testo unico (DPR 445/2000) e il successivo Decreto 14/10/2003 specifica che, entro il 31 Dicembre 2003, è necessario:

- individuare le Aree Organizzative Omogenee (AOO) e i relativi uffici di riferimento (art. 50, comma 4);

- Istituire un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, alla cui direzione va posto un responsabile in possesso di idonei requisiti professionali (art. 61). Il nominativo della persona in oggetto e quello del suo vicario (nominato per casi di vacanza, assenza o impedimento del primo secondo le modalità indicate dall'art. 3 comma 1b del D.P.C.M. 31 Ottobre 2000) vanno comunicati al Centro Tecnico per la Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione;

- Predisporre un progetto operativo per la progressiva messa in opera di sistemi di protocollo informatico integrati con posta elettronica certificata e la firma elettronica (art. 10 comma 3) nel rispetto dei principi di interoperabilità di cui alla Circolare AIPA del 7 maggio 2001;

- Il “nucleo minimo” del sistema di gestione elettronica dei documenti da realizzare è precisato dagli artyicoli 53, 55 e 56;

Per ogni AOO istituita, il DPCM 31 ottobre 2000 prevede:

- l'adozione e la successiva pubblicazione in rete di un manuale di gestione (art. 5), su proposta del responsabile de servizio per la tenuta del protocollo informatico, che ha il compito di redigerlo (art.4). Questo documento descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni necessarie per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico. Il manuale comprende analisi, decisione, piani, iter delle attività, classificazioni, disposizioni in merito alla pianificazione degli interventi, alla gestione dell'iter di lavorazione dei documenti, dei sistemi di classificazione ed alle modalità di accesso, definiti in relazione alla specificità organizzative, funzionali, strutturali e di servizio dell'Amministrazione di riferimento;

- L'istituzione di una casella ufficiale di posta elettronica adibita alla protocollazione dei messaggi ricevuti (art. 15 comma 3). Essa deve essere comunicata al Centro Tecnico per la Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione per consentire l'iscrizione della AOO nell'indice delle Pubblica Amministrazioni;

VISTI:

- l'articolo 15 comma 2 della Legge 59/1997;

- gli articoli 10, 50, 53, 55, 56, 61 del DPR 445/2000;

- gli articoli 3,4,5,10,15 del DPCM 31 ottobre 2000;

- la Direttiva sulla trasparenza dell'azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali;

- la Circolare 7 maggio 2001 n. AIPA/CR/28;

- il Decreto 14/10/2003;

RICONOSCIUTA la necessità di ottemperare alle disposizioni espresse dalla medesima normativa, realizzando, entro il 31 Dicembre 2003, almeno il “nucleo minimo” del sistema di gestione elettronica dei documenti;

ATTESO che, questa Amministrazione Comunale gestisce il protocollo attraverso un software applicativo della Ditta CCT di Sinalunga e per il quale è previsto a breve un aggiornamento per renderlo conforme alla normativa;

ATTESA la propria competenza, ai sensi dell'articolo 48 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267;

ACQUISITO, ai sensi dell'articolo 49 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, il parere favorevole :

· di regolarità tecnica, rilasciato dal responsabile del servizio ;

VISTO il decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267;

CON VOTI UNANIMI, legalmente espressi ;

D E L I B E R A

1) di istituire all'interno del Comune di Gaiole in Chianti, un'unica area Organizzativa Omogenea (AOO) comprendente tutte le aree funzionali in cui è organizzato l'Ente;

2) di istituire il servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi corrispondente all'AOO di cui al punto 1;

3) di individuare la casella ufficiale di posta elettronica corrispondente all'AOO comunale come segue: urp@comune.gaiole.si.it;

4) di nominare Responsabile dell'AOO di questo ente comunale il signor PIANIGIANI PATRIZIO Responsabile settore servizi per la popolazione e , quale vicario, in caso di vacanza, assenza o impedimento della medesima il signor Vannetti Renzo;

5) di dare mandato al Responsabile dell'AOO di redigere e di tenere costantemente aggiornato il manuale di gestione e di svolgere le attività necessarie alla progressiva messa in opera di sistemi di protocollo informatico integrati con la posta elettronica certificata e la firma elettronica;

Infine,

LA GIUNTA COMUNALE

CONSIDERATA l'urgenza che riveste l'esecuzione dell'atto ;

VISTO l'articolo 134, comma 4, del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, che testualmente recita :

4. Nel caso di urgenza le deliberazioni del consiglio o della giunta possono essere dichiarate immediatamente eseguibili con il voto espresso dalla maggioranza dei componenti.

CON VOTI UNANIMI, legalmente espressi ;

D E L I B E R A

di dichiarare la presente deliberazione immediatamente eseguibile.

Di identificare responsabile del procedimento relativo al presente atto il signor ……………………. (Capo II della legge 7 agosto 1990, n. 241).

Approvato e sottoscritto

IL PRESIDENTE

F.to Paolo Morini

…………………………………………………….

Il Segretario Comunale F.to Lorenza Faleri …………………………………………..

L'assessore F.to Tania Nannoni ………………………………………….

Il sottoscritto, visti gli atti d'ufficio,

ATTESTA

- che la presente deliberazione:

o E' stata affissa all'albo pretorio comunale il giorno ………………………… per rimanervi per quindici giorni consecutivi (articolo 124, comma 1, del T.U. n. 267/2000).

o E' stata trasmessa, con elenco n. …………, in data ………………….., ai capigruppo consiliari (articolo 125 del T.U. n. 267/2000).

o E' COPIA CONFORME ALL'ORIGINALE.

Dalla residenza comunale, lì …………………….

Il responsabile del servizio

………………………………………………

Il sottoscritto, visti gli atti d'ufficio,

ATTESTA

- che la presente deliberazione:

o E' divenuta esecutiva il giorno ………………………..:

decorsi 10 giorni dalla pubblicazione (articolo 134, comma 3, del T.U. n. 267/2000);

o Ha acquistato efficacia il giorno ……………………….., avendo il Consiglio comunale confermato l'atto con deliberazione n. ………….., in data ……………………., (articolo 17, comma 39, legge n. 127/1997);

o E' stata affissa all'albo pretorio comunale, come prescritto dall'articolo 124, comma 1, del T.U. n. 267/2000, per quindici giorni consecutivi dal …………………………. al …………………………

Dalla residenza comunale, lì …………………….

Il responsabile del servizio

………………………………………………

E' copia conforme all'originale da servire per uso amministrativo.

Dalla residenza comunale, lì …………………….

Il responsabile del servizio

……………………………………………..