Allegato A

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1 — MODULI RICHIESTI NELLA PROCEDURA DA PROPORRE 
Attualmente l’Ente utilizza la procedura denominata PeA (Protocollo e Atti) per la gestione delle attività di protocollo, formazione atti, pubblicazione all’albo pretorio, amministrazione trasparente, conservazione, contratti ecc… il presente bando serve per valutare una proposta alternativa con cui sostituire il prodotto attuale che, pur funzionante, è obsoleto.
I moduli oggetto dell'offerta sono i seguenti:
— Protocollo
— Atti amministrativi
— Contratti
— Messi notificatori.
2 - FORNITURA DEL SOFTWARE APPLICATIVO IN SAAS
Le procedure dovranno essere fornite in modalità SaaS.
Il SaaS, (Software as a Service, ovvero software come un servizio) è un modello di distribuzione del software in cui l'applicazione è eseguita in un ambiente centralizzato a cui gli utenti accedono via Internet.
Il SaaS risponde a caratteristiche di sicurezza, affidabilità dell'infrastruttura tecnologica, stabilità, scalabilità e protezione da guasti infrastrutturali.
2.1 - Contenuti della fornitura
La fornitura comprende le seguenti componenti:
•	L'utilizzo degli applicativi.
Il Cliente avrà diritto ad utilizzare gli applicativi per l'uso cui sono destinati.
•	La disponibilità di infrastrutture tecnologiche (Data center) per l'archiviazione e la gestione dei dati, riservando anche uno specifico spazio per la gestione documentale.
Il Data center è dotato di sistemi di protezione da intrusioni ostili (firewalls e antivirus) e da eventi esterni (sistemi anti-allagamento e anti-incendio, sorveglianza, impianti di stabilizzazione e di continuità dell'energia elettrica) ed eroga servizi di backup e di ripristino degli archivi finalizzati al recupero dei dati in caso di eventi che determinino il danneggiamento degli archivi dell’Ente.
•	Il servizio di manutenzione e aggiornamento degli applicativi, che comprende:
•	la manutenzione correttiva,
•	gli adeguamenti per le modifiche legislative,
•	la manutenzione migliorativa,
•	la manutenzione preventiva.
•	Il servizio di assistenza telefonica.
Il servizio (help desk) è finalizzato al corretto utilizzo dei servizi applicativi ed è erogato da
personale specializzato.

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2.2 - Durata e decorrenza del servizio
Il servizio decorre dal primo giorno del mese successivo all'attivazione del software applicativo e ha durata fino al 31/12/2024.
2.3 - Prerequisiti
Requisiti client
Tutti i browser presenti sul mercato, purché supportati ed aggiornati dalla propria casa
costruttrice, nella loro ultima versione, in particolare:
•	Microsoft Edge
•	Safari
•	Firefox
•	Google chrome
•	Opera
Acrobat Reader, Foxit Reader, PowerPdf o altro software di uso comune: per la visualizzazione dei documenti in PDF.
Risoluzione video minima: 1280x1024
Requisiti di rete
-	Porta 443 in uscita, per l'accesso al server tramite canale sicuro HTTPS.
Requisiti Area Amministrativa
•	Firma digitale remota: Indicare quali sono supportate in modo che l’Ente abbia il tempo di dotarsene;
•	Firma digitale usb: va indicato, comunque, una modalità per utilizzare la firma usb (soprattutto nei contratti) o una metodologia per importare documenti firmati al di fuori del programma (come l’attuale PeA); 
•	Posta Elettronica Istituzionale: l’Ente utilizza la posta “ordinaria” Exchange di Microsoft pertanto il prodotto offerto deve essere in gradi di spedire e ricevere dalla mail istituzionale info@comune.martellago.ve.it (come l’attuale PeA);
Posta Elettronica Certificata: l’Ente utilizza la pec comune.martellago.ve@pecveneto.it gestita da Namirial spa ma con contratto gestito dalla Regione Veneto, che, periodicamente, fa una nuova gara e potrebbe sostituire il gestore delle pec, la Ditta che riceverà l’incarico deve garantire la gestione sia dell’attuale pec che un eventuale cambio in coordinamento con la Regione Veneto;
•	Anche se attualmente l’Ente gestisce da protocollo solo 1 mail ordinaria e 1 pec, il prodotto offerto deve essere predisposto per gestire più mail e pec, che verranno tempestivamente comunicate alla Ditta in caso di necessità di implementazione.
•	Stampante termica: attualmente l’Ente utilizza stampanti termiche Zebra e TCS con driver WIA, il prodotto offerto deve essere compatibile (a richiesta si possono fornire modello e versione di quelle in uso);
•	Scanner con driver WIA: egualmente devono essere compatibili le funzioni di scanner da protocollo degli attuali scanner Fujitsu in uso con driver wia installato;
•	Conservazione presso terzi: attualmente la conservazione è presso Infocert spa (incarico triennale 2023/2026), il nuovo programma dovrà garantire la continuazione del riversamento in atto. 
2.4 - Attivazione dei servizi
I Servizi saranno attivati, con la fornitura al Cliente delle credenziali di autenticazione, entro 90 gg. dal ricevimento dell'ordine scritto.

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3.5 - Gestione spazio documentale
Lo spazio occupato dalla documentazione in entrata, uscita, atti andrà ad occupare uno spazio crescente, attualmente lo spazio occupato è circa 350Gbyte, nell’offerta indicare lo spazio incluso nella fornitura iniziale, il costo per l’attivazione iniziale dello spazio minimo di 500gbyte, nonché il costo del canone per gli anni successivi. In prossimità di occupazione totale dello spazio a disposizione dovrà essere fornito all’Ente un ulteriore pacchetto aggiuntivo della dimensione da concordare valutando la % di accrescimento mensile dopo l’avvio del programma nuovo.
Analogamente dovrà essere fatto per la conservazione presso terzi, anch’essa soggetta a riempimento progressivo, il programma dovrà contenere una modalità di controllo de questa occupazione e, ovviamente una modalità di recupero dei dati in essa conservati in caso di necessità di esibizione legale. Il canone della conservazione però sarà gestito con un bando separato.
2.6 - Avviamento 
L'avviamento dovrà essere strutturato come segue:
1) Incontro preliminare 
Per rendere efficace l'avviamento è opportuno effettuare un incontro preliminare allo scopo di:

1.	Presentare le potenzialità tecniche e funzionali della procedura offerta;
2.	Raccogliere le esigenze dell’Ente e analizzare il processo organizzativo interno;
3.	Pianificare le attività di avviamento/un percorso formativo personalizzato compresa la valutazione di tutti i vari strumenti necessari (firma digitale, PEC, ...).
2) Configurazione della piattaforma 
L'attività di configurazione iniziale della piattaforma comprende:
•	l'inserimento degli organigrammi dell'Ente;
•	la definizione dei permessi utente;
•	l'interfacciamento delle email dell'Ente verso il gestore di posta;
•	l'attivazione dei workflow di base;
•	la parametrizzazione delle policy di gestione.
3) Formazione operativa 
La formazione viene erogata tramite incontri collettivi e si sostanzia nel formare il personale dell'Ente sulle funzionalità del software applicativo.
L'attività si sostanzia nel supporto al personale dell'Ente per configurare i workflow di base della procedura in maniera personalizzata secondo la struttura organizzativa, le esigenze e modalità operative dell'Ente.
I workflow permettono di definire i flussi documentali relativi alle funzioni/moduli applicativi.
Per ognuna delle attività sopra descritte indicare il n. di ore/giornate necessarie.
Dopo l’avviamento del programma, a discrezione dell’Ente, potranno essere organizzate nuove ore/giornate formative specifiche per determinati uffici.

2.7 - Servizio di migrazione da Protocollo e Atti
Il servizio si compone delle seguenti fasi:
1.	Collegamento tra il server dell'Ente e il server di conversione
2.	Estrazione dei dati da Protocollo e Atti
3.	Valutazione dei dati ricevuti
4.	Migrazione nel prodotto offerto
5.	Esecuzione dei test di fine conversione ed eventuali affinamenti.
Nel servizio non sono comprese operazioni di bonifica delle informazioni in caso di incompletezza e/o inesattezza delle stesse e tutto quanto non espressamente previsto dalla presente offerta.
 
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3 - OFFERTA ECONOMICA
PREZZI DEI SERVIZI/SOFTWARE 	
SERVIZI E PRODOTTI	Prezzo di
avviamento	Canoni anno
2023	Canoni dal
2024	
	
Attività di start-up del software	
Servizio di attivazione e migrazione				
Servizio di awiamento del software per le giornate indicate nell’offerta stessa				
Canone SaaS a Voi riservato	
 Protocollo
Atti amministrativi
Contratti
Messi notificatori

		PARIFICATO all’attuale	
 Spazio documentale pacchetto 500 GB
 (Spazio	documentale	attualmente	occupato
 Circa 350 GB)				

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5 - CONDIZIONI DI FORNITURA
FATTURAZIONE E PAGAMENTI - La prima fatturazione sarà effettuata all'attivazione e comprende tutte le attività una tantum di start-up del software e il rateo del canone fino al 31/12 del primo anno.
Le fatturazioni successive saranno emesse annualmente entro il 31 gennaio dell'anno di competenza.
Il pagamento sarà effettuato entro 30 gg. dal ricevimento della fattura.
ALIQUOTE IVA - I prezzi, i canoni e le tariffe sono al netto dell'IVA e di qualunque altra imposta o tassa, presente e futura, gravante sull'acquisto. Tali spese ed imposte, con esclusione delle eventuali spese contrattuali, sono a carico dell'acquirente.
Le aliquote IVA applicate sono quelle in vigore al momento della fatturazione.